Das erste Programm

Programme, die wie ein aufgezogenes Uhrwerk ablaufen-ohne Wenn und Aber-können Sie EXCEL vorzeigen. Der "Makro-Rekorder" schreibt mit. Ein solches Programm wollen wir als erstes erstellen. Es soll beim Ausdrucken von Tabellen

• die Zeilen- und Spaltenköpfe ausblenden
• die Gitternetzlinien nicht drucken

Die entsprechenden Schalter finden Sie im Menü "Datei" im Befehl "Seite einrichten...". Wir wollen sie betätigen, während der Makro-Rekorder mitschreibt.

1. Schritt: Starten Sie den Makro-Rekorder

Öffnen Sie das Menü "Extras". Wählen Sie den Befehl "Makro aufzeichnen..." und im Untermenü den Befehl "Aufzeichnen..."

Abbildung 1: So finden Sie den Befehl "Aufzeichnen..." im EXCEL-Menü "Extras"

2. Geben Sie EXCEL einige Informationen...

EXCEL fragt Sie zunächst nach einigen Informationen über den aufzuzeichnenden Makro:

Abbildung 2: Im Dialogfeld "Aufzeichnen" legen Sie nähere Einstellungen zu Ihrem Makro fest

Makroname EXCEL gibt die Bezeichnung "Makro" gefolgt von einer automatisch angefügten Zahl (1...n) vor. Ersetzen Sie diesen Namen durch "DruckenOhneGitternetz".

Beschreibung EXCEL gibt den in der Abbildung gezeigten Text vor; es verwendet dafür das Computer-Systemdatum und den bei der Installation von EXCEL angegebenen Benutzernamen.

Befehl im Menü 'Extras' Schreiben Sie in dieses Bearbeitungsfeld den Text "DruckenOhneGitternetz".

Shortcut Setzen Sie in dieses Feld den Buchstaben "D". Wenn Sie nach dem Aufzeichnen des Makros später STRG+D drücken, wird EXCEL diesen Makro starten. EXCEL unterscheidet übrigens beim Aufrufen von Makros zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Genau genommen müssen Sie daher STRG+UMSCHALT+D drücken!

Speichern in legt fest, wo Ihr Makro gespeichert werden soll:

• Persönlicher Makro-Arbeitsmappe: Diese Arbeitsmappe erwartet EXCEL unter dem Namen "PERSONL.XLS" im Verzeichnis "XLSTART". Findet EXCEL diese Datei, dann wird sie beim Starten von EXCEL, wie jede in diesem Verzeichnis stehende Datei mit der Endung "XL?", geladen; alle in ihr enthaltenen Makros stehen daher automatisch zur Verfügung. Findet EXCEL die Datei nicht, dann legt es sie an. Achtung: Die Datei wird sofort verborgen, Sie können Sie über das Menü "Fenster" und den Befehl "Einblenden" sichtbar machen.
• Dieser Arbeitsmappe: Der Makro wird in der gerade aktiven Arbeitsmappe gespeichert. Er ist später nur dann verfügbar, wenn die Mappe geladen worden ist
• Neuer Arbeitsmappe: EXCEL legt den Makro in eine neue Arbeitsmappe. Er ist später nur dann verfügbar, wenn die Mappe geladen worden ist. Wählen Sie diese Option.

Sprache Irgendwann, sagt Microsoft, wird die alte Makrosprache nicht mehr verwendet werden können. Bis dahin läßt man Ihnen beim Aufzeichnen eines Makros noch die Wahl zwischen

• Visual Basic für EXCEL: Die neue Makrosprache, die Sie lernen wollen-wählen Sie daher diese Option;
• MS EXCEL 4.0 Makro: Die alte Makrosprache, umständlich, unstrukturiert und schwer zu durchschauen.

Schließen Sie diesen Arbeitsschritt durch Drücken der ENTER-Taste oder Mausklick auf den OK-Schaltknopf ab. In der Statuszeile, am linken unteren Rand des EXCEL-Fensters, zeigt Ihnen EXCEL mit dem Wort "Aufzeichnung", daß es auf Ihre Befehle wartet.

3. Zeigen Sie EXCEL, was es tun soll

Ab jetzt schreibt EXCEL alles mit, was Sie mit Maus oder Tastatur vorzeigen. Führen Sie die folgenden Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie das Menü "Datei"
• Wählen Sie den Befehl "Seite einrichten..."
• Wählen Sie im Dialogfeld "Seite einrichten" das Register "Tabelle"
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Gitternetzlinien"
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Schwarzweißdruck"
• Schließen Sie durch Drücken der ENTER-Taste oder Mausklick auf den OK-Schaltknopf das Bearbeiten des Dialogfeldes ab
• Stoppen Sie über das Menü "Makro" und den Befehl "Makro aufzeichnen" mit "Aufzeichnung beenden" den Makro-Rekorder.

Abbildung 3: Diese beiden Kontrollkästchen müssen Sie ein- bzw. ausschalten.

Fertig. Jetzt wollen wir den Makro "DruckenOhneGitternetz" testen.

4. Testen Sie den neuen Makro

Alles, was wir dazu brauchen, sind einige beschriebene Zellen auf einem Tabellenblatt. Öffnen Sie dann das Menü "Extras" und wählen Sie den Befehl "DruckenOhneGitternetz". Die Sanduhr zeigt Ihnen, daß EXCEL arbeitet. Nach einigen Sekunden verschwindet sie wieder. Ist Ihnen aufgefallen, daß der Bildschirm einige Male geflackert hat?

Öffnen Sie jetzt das Dialogfeld "Seite einrichten" wieder. Im Register "Tabelle" ist das Kontrollkästchen "Gitternetzlinien" deaktiviert, das Kontrollkästen "Schwarzweißdruck" aktiviert. Der Makro macht genau das, was wir wollten!

Allerdings hat er einige Schönheitsfehler. Und die wollen wir jetzt herausfinden und beseitigen.

Öffnen Sie zunächst über das Menü "Fenster" die Arbeitsmappe, die EXCEL für Ihren ersten Makro angelegt hat. Das Blatt, das den Makro enthält, heißt "Modul1". Was hat EXCEL da aufgeschrieben? 34 Zeilen, und nur in zweien davon steht das, was Sie festgehalten wissen wollten. Diese beiden Zeilen habe ich rot gedruckt, damit Sie sie leichter finden:

Abbildung 4: Der Makro-Rekorder protokolliert unsere Anweisung, eine Tabelle ohne Gitternetzlinien und mit Umwandlung von Farben in Schwarz/Weiß zu drucken. Leider schreibt er auch sehr viel Unnötiges mit - das müssen wir wieder entfernen!

Was lernen wir daraus? Wenn der Makro-Rekorder läuft, während Sie ein Dialogfeld bearbeiten, schreibt EXCEL alle Einstellungen auf, die in diesem Dialogfeld vorgenommen werden. Das hat unangenehme Folgen:

• Der Makro braucht lange, weil er viele Dinge unnötig setzt (deshalb das Flackern und die Sanduhr).
• Der Makro hält Dinge fest, die vielleicht nur für den Computer gelten, auf dem Sie den Makro erstellen. "Druckqualität = -4" ist zum Beispiel eine Option, die beim HP-Laserjet 4 Sinn macht. Schon beim LaserJet 3-und erst recht bei Druckern anderer Hersteller-führt sie dazu, daß das Makroprogramm unterbrochen wird und EXCEL eine Fehlermeldung anzeigt.
• Verschiedene andere Einstellungen, vom Kopfzeilen-Text bis zum Papierrand und zum Papierformat, werden ebenfalls gesetzt, wann immer Sie den Makro laufen lassen.

Was tun? Die Lösung ist einfach. Wir müssen:

• zur Arbeitsmappe wechseln, in der unser VBA-Modul steht
• das Modulblatt auswählen
• allen überflüssigen Code löschen

5. Nachbearbeiten

Zäumen wir das Pferd von hinten auf. Nach dem Löschen des überflüssigen Codes sollen folgende Codezeilen übrig bleiben:

Abbildung 5: Der "geputzte" Makro enthält nur noch jene Anweisungen, die wir wirklich geben wollten!

Den Rest löschen Sie nach Markieren mit der Maus oder per Tastatur (UMSCHALT+PFEIL-AB markiert jeweils eine ganze Zeile) durch Drücken der ENTF-Taste.

Die Aufzeichnung nachbessern

Eines fehlt unserem kleinen Programm noch: es führt nicht dazu, daß EXCEL auch tatsächlich druckt. Das wollen wir jetzt nachholen und dabei den Makro-Rekorder in seiner zweiten Arbeitsweise kennenlernen: Dem Aufzeichnen einzelner Befehle mitten in bereits fertigen Code hinein. Folgende Arbeitsschritte sind dazu notwendig:

• Setzen Sie den Cursor an den Beginn der letzten Zeile des Makros "DruckenOhneGitternetz", also vor "End Sub".
• Wählen Sie über das Menü "Extras" und den Befehl "Makro aufzeichnen" den Befehl "Position festlegen". EXCEL wird an dieser Stelle mit dem Aufzeichnen beginnen.
• Wechseln Sie in eine Tabelle.
• Geben Sie über das Menü "Extras" und den Befehl "Makro aufzeichnen..." den Befehl "Ab Position aufzeichnen". In der Statuszeile informiert Sie die Schrift "Aufzeichnung" darüber, daß EXCEL ab sofort wieder "mitschreibt".
• Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Drucken...". Alle Einstellungen des Dialogfeldes passen; schliessen Sie daher mit ENTER oder Mausklick auf die OK-Schaltfläche die Arbeit mit dem Dialogfeld ab
• Stoppen Sie über das Menü "Extras", "Makro aufzeichnen..." und "Aufzeichnung beenden" den Makro-Rekorder.

Wechseln Sie bitte wieder in das Modulblatt. Der Makro-Rekorder hat eine neue Codezeile eingefügt:

Der Eintrag "Copies:=1" legt uns wieder unnötig Fesseln an. Löschen Sie diesen Text.

Damit Sie nicht zu fröhlich werden...

...sollten Sie noch wissen, was alles fehlt, bevor dieses Programm "deppensicher" ist! Es sind im Wesentlichen zwei Dinge:

• Das Programm prüft nicht, ob überhaupt eine Arbeitsmappe geladen ist. Nur dann gibt es ein "aktives Blatt"!
• Selbst wenn es ein "aktives Blatt" gibt: Wer sagt, daß es ein Tabellenblatt ist? Es könnte genauso gut ein VBA-Modul, ein Dialogblatt oder ein Diagrammblatt sein. Auch das müssen Sie abprüfen, bevor Sie diesen Code auf die Menschheit loslassen.

Nach Einbau dieser Verbesserungen sieht der Code dann so aus:

Abbildung 6: So prüfen Sie auf einen Schlag ab, ob es ein aktives Blatt gibt und ob dieses vom Typ "Worksheet" ist!

So starten Sie VBA-Programme

Wir haben weiter oben einen der Wege kennengelernt, ein VBA-Programm zu starten: Über einen Befehl im Menü "Extra". EXCEL gibt uns aber noch mehr Möglichkeiten an die Hand. Hier ist eine Übersicht.

• Befehl im Menü "Extras". Eintrag entweder gleich beim Anlegen des Makros im Dialog "Makro aufzeichnen..." über die Schaltfläche "Optionen" oder später bei sichtbarem Modulblatt über "Extras", "Makro...", (Makronamen einmal anklicken),"Optionen".
• Befehl in einem anderen Menü.
• Befehl in einem selbstgeschaffenen Menü einer eingebauten Menüleiste..
• Befehl in einem Menü in einer selbstgeschaffenen Menüleiste.
• Tastenkombination von STRG und einer Buchstabentaste, ausgenommen die Umlaute. EXCEL unterscheidet zwischen großen und kleinen Buchstaben.
• Verbinden des Makros mit einem Symbol. Sie können ein bestehendes Symbol verwenden oder aus der Abteilung "Benutzerdefiniert" des Dialoges "Symbolleisten..." (Menü "Ansicht") eines auswählen. Ist der Dialog "Benutzerdefiniert" sichtbar, können Symbole in einer Symbolleiste abgelegt werden; sie werden dann zu einem Teil dieser Symbolleiste. Ist der Vorgang beendet, öffnet EXCEL den Dialog "Zuweisen" und bietet Ihnen die Namen aller geladenen VBA-Programm zur Auswahl an. Legen Sie das Symbol außerhalb einer bestehenden Symbolleiste ab, legt EXCEL eine neue Symbolleiste an.
• Schaltknopf auf Tabellenblättern.
• Aufruf von einem anderen VBA-Programm aus.
• Beim Laden einer Arbeitsmappe.
• Beim Aktivieren eines Blattes.
• Beim Deaktivieren eines Blattes.
• Beim Schließen einer Arbeitsmappe.

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